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Lo simple es bello.
Muchas veces para explicar ideas complejas no solo es necesario tener una buena comunicación con sus destinatarios, sino también utilizar las herramientas correctas para que el mensaje sea claro.
En el ámbito laboral, contar el paso a paso de un gran proyecto puede ser complicado si no está siendo acompañado de una línea del tiempo o también de un organigrama de cómo se van a dividir los equipos de manera interna dentro de la empresa.
Lo principal es poder resumir o simplificar temas que pueden ser amplios o para resaltar los puntos más importantes.
En este artículo vamos a repasar las ventajas de un mapa mental, un diagrama de flujo, una línea del tiempo y un mapa conceptual para que puedas elegir el que necesitas en un escenario determinado.
Un punto determinante también es saber cuál es el público al que te estás dirigiendo.
Por ejemplo, si es ante un equipo de TI, se deberá mostrar solvencia en la comunicación y que el esquema utilizado no tiene errores.
No solo se trata de explicar con el lenguaje técnico, sino que también el plan tiene la lógica adecuada.
También es importante poder conectar con la audiencia, de esa manera es más fácil que los mensajes clave sean aceptados.
Además, que se note la fragmentación entre subtemas para poder mantener el hilo narrativo y que el storytelling no falle.
Pero a pesar de todo ello, es vital poder representarlo de manera gráfica con alguna de las siguientes herramientas.
1. Mapa mental
Esta herramienta es una representación gráfica de conceptos que están relacionados entre sí y que ayudan a organizar un tema de manera jerárquica. Es decir, que parte de un tema principal del que nacen subtemas y estos también podrían estar divididos en otros subtemas. Lo usual es encontrar la idea principal en el medio del gráfico y desde allí nacen los subtemas, que se van ramificando como si fuera un árbol de información.
Esta herramienta puede servir para desarrollar una exposición y también para explicar temas complejos, ya que la representación gráfica hace que sea fácil de memorizar. Otras ventajas es que se puede clasificar la información por subtemas, además que impulsa la creatividad del que debe brindar la explicación e incluso permite la colaboración grupal.
Por otro lado, si la exposición es sobre un problema específico, se puede ver este desde varios ángulos, viendo cómo escalarlos y entenderlos desde diferentes perspectivas para así llegar a una mejor solución.
2. Diagrama de flujo
Esta es una representación simbólica de un proceso donde se van señalando los pasos dentro del proceso. Se pueden utilizar diferentes formas y colores para poder diferenciar las diferentes partes, además de que están guiados por flechas que hacen que las actividades o conceptos estén relacionados.
Los óvalos son el comienzo del diagrama, mientras que los rectángulos son los procesos y los rombos significan que son las decisiones que se deben tomar. Este diagrama es muy usado en la gestión empresarial y puede servir para poder explicar ideas complejas dentro de un proyecto. El diagrama de flujo es muy usado dentro de las compañías que buscan actualizar sus procesos y también las que buscan que quede claro cuáles son los pasos fundamentales.
3. Línea del tiempo
¿Alguna vez te has preguntado cuándo empezó la revolución francesa? Probablemente todos hemos pasado por este tema durante el colegio. Fue un proceso largo y complejo, que para entenderlo una gran idea es mejor armar una línea del tiempo con los acontecimientos claves. Pero no solo sirve para eso, sino que en una empresa se puede entender su historia desde sus momentos de transformación o las decisiones que cambiaron la compañía.
Una línea del tiempo tiene varias ventajas, como poder hacer un resumen claro de un tema, además de aprender la cronología de los hechos. En muchos casos, lo que sucede luego tiene que ver con el pasado. Además, sobre el diseño se puede ser creativo ya que no hay uno predeterminado, aunque sí puedes encontrar plantillas en algunas pizarras virtuales como Miro.
4. Mapa conceptual
A pesar de que algunas personas lo pueden confundir con un mapa mental, lo cierto es que tienen varias diferencias. El mapa conceptual también puede servir para representar flujos de trabajo o incluso sistemas que están relacionados. Son más lineales, lo que les brinda una lectura más fácil ya que lo que su función principal es que se entienda la jerarquía de la información.
Si en una compañía se tiene un sistema complejo de trabajo o procesos que pueden ser difíciles de entender, el mapa conceptual puede ser una gran idea para resumirlo. La relación entre las palabras y las líneas hace que entender el camino de las ideas sea más fácil. Además, no solo se incluye texto, sino también imágenes y hasta símbolos.
Luego de haber revisado estas cuatro herramientas que sirven para explicar ideas complejas, puedes escoger tu favorito o la que se acomoda más a tus necesidades. Quizás un diagrama de flujo es perfecto para el proyecto que se está desarrollando dentro de la empresa o es mejor armar una línea de tiempo para entender la evolución de este y los siguientes pasos que se van a tomar.